原始地质资料整理归档程序

(中国地质调查局Xi安地质调查中心)

根据原始地质资料归档规则及相关规范，阐述了原始地质资料的归档内容、积累和整理以及归档的全过程。对地质原始资料的完整规范整理、系统归档、准确归档具有一定的指导意义。

关键词原始地质资料归档

1原始地质资料归档的重要性

新中国成立以来，特别是中国地质调查局组织实施国土资源大调查以来，国家投入了巨额资金，形成了大量的地质资料，原始地质资料是其中的一部分。它是地质勘探和科学研究中形成的第一手资料，具有数据信息全面、准确、无误的特点，是广大地质工作者辛勤劳动的结晶。规范和管理原始地质资料对今后指导地质工作和国民经济建设的各个方面都具有重要意义。

但在实际工作中，由于项目组成员和归档人员不固定，且由于项目人员工作复杂，参与项目多，项目结束时的归档工作要么拖延，不能及时安排，造成资料丢失，给以后的归档工作增加了难度；或者说多是刚参加工作或者工作时间不长的年轻人做的。他们基本没有备案经验，更没有这方面的工作经验。即使是一些相对简单的科研和野外原始数据很少的综合性研究项目的备案工作，尽管有反复的解释和指导，也还是一知半解，感觉无所适从。基于此，笔者认为有必要对原始地质资料的整理、立卷、归档过程进行系统阐述，以帮助指导项目人员理解立卷的工作方法和程序，准确、顺利地完成立卷工作。

2原始地质资料的归档范围和要求

2.1归档范围

1)每个地质项目的立项材料，以及任务书下达、设计书编写和设计审查文件、野外调查和野外验收文件、室内综合整理、成果报告编写、成果审查文件等各阶段形成的材料，都是归档内容。要确保归档的原始地质资料完整齐全，各内容要素的构成要完整并符合地质工作规范的要求，责任签订要完整，反映一项地质工作的全过程。

2)中途停止或分阶段完成的地质工作也应按规则要求归档，并在参考表归档栏中注明工作中断的原因和原始地质资料的可得性。

3)两个或两个以上单位* * *合作的项目，由责任单位归档，合作单位将原始地质资料送项目责任单位统一归档，以保证原始地质档案的完整性。

4)对于跨年度的项目工作，由于工作的连续性和使用资料的需要，一般在项目工作结束时归档。

5)如果收集的地质资料已被地质工作使用，并转化为地质工作的原始地质资料，也应归档。

2.2分类确定

原始地质资料的密级和保密期限，应在每个项目(课题)立项时，根据国家有关保密规定提出，并经所在单位保密委员会审查确定。接收归档后，数据管理人员在编目时应在具体的数据和设备上标注相应的分类。

2.3归档质量要求

原始地质资料的格式和规格应符合相关地质工作规范和归档保存要求。数据要工整醒目，图纸要清晰美观，可以概括为七个方面:完整、准确、系统、规范、清晰、质量(数量)、装饰。详情如下:

1)完成。在地质工作项目从立项到成果评价结束的各个阶段，应归档的验收资料应齐全完整，各项原始资料所反映的内容完整。

2)准确。原始资料应如实反映地质工作内容，数据准确，符合野外工作的客观实际，责任签字齐全，内容与批准(调查核实)文件一致。归档范围和归档类别划分准确合理。

3)系统。各种原始资料整理系统科学，符合自然形成规律和内在联系，符合地质工作客观规律，符合突出主体、层次分明的原则。

4)规格。包括报告、图件、表格在内的各种原始资料的格式和规格符合相关地质工作规范和归档的要求。文字资料、表格等。都是A4或16纸，还有图集A3纸。折叠图片时，图片面朝内，按A4规格折叠成手风琴样式，最后将图片标签向外折叠。

5)明确。文字记录、计算数据、图纸和注释应书写工整、清晰。

6)承运人。各种原始资料应使用优质载体(纸张、胶片、光盘等。)，书写材料要符合规定要求。禁止使用圆珠笔、彩笔等易使字迹褪色的材料在复写纸上书写或抄写。

7)整理。地质报告的所有底图和目录图、野外目录中的各种草图、重要数据、观测点、样品编号、标本编号等。应用墨水书写，字迹要工整。需装订的原始资料必须用线或胶装订(相对较薄)，在左侧或上方整齐装订，并逐页编号，厚度一般不超过2cm。不允许使用金属钉或塑料等易生锈老化的材料。成册的文件材料应按统一格式归档。

3原始地质资料的归档依据和整理方法

3.1备案依据

归档依据中华人民共和国档案行业标准(DA/T41—2008原始地质资料归档规则)。

3.2数据收集

项目正式审查后，在提交地质资料前，项目负责人应组织项目技术人员收集所有应归档的技术文件和资料，并指定档案员负责归档。档案员也可以在项目开始时就决定，由专人负责随时收集、整理和保管原始资料，有利于项目期间资料的形成和积累的完整和完整，而且由于对保管的资料有了更好的了解，对项目后期的顺利归档和备案也大有裨益。

3.3分类和排列

首先，档案员将收集到的技术文件资料按照归档“整理”的要求进行整理，需要着墨的地方按要求仔细着墨；将书籍上的金属和塑料装订材料去掉，用线装订，做成统一的档案封面进行粘贴；将图件按要求折叠，然后将资料按归档规则中的类别归入相应的类别，并按各自的自然形成规律或内在联系进行系统整理。

3.4数据编号

整理后的技术文件资料逐一编号，类目号由地质档案类目代字(代码)和件号组成。类别代字用汉字代替，零件号编为每个类别的序号，用4位阿拉伯数字，从0001开始。

3.5建立账簿

归档人应编制地质资料移交清册，即根据归档规则规定的移交清册《地质档案目录》编制地质档案原始清册。地质档案目录包括封面、目录索引表、文献目录、电子文件使用说明书和参考表五个部分。

1)地质档案目录封面左上角的“案号”，即档案号，从档案室(室)取得。

2)文件目录的填写顺序从“底层”类别开始，按类别逐一进行。序号为所有备案材料的大序号，类别替代字用汉字代替，件号为基于类别的小序号。从件号001开始，逐一填写文件标题、单位、数量、分类、载体形式、纸质介质盒(袋)。

3.6电子文件的整理

1)文件目录中的所有电子文件都要做成电子文件，具体来说，一级目录是文件号，二级目录是类别代字和地质文件目录，三级目录是各个类别的所有电子文件，每个文件夹命名为文件号+类别代码+零件号，例如256d。

2)电子文件提供的信息应完整、齐全、准确。如果同时存在纸质介质，则必须与纸质介质相对应。电子文件一般不加密。如果加密，密钥应同时归档。电子文件不允许压缩存储。详见地质资料电子文件格式要求的相关规定。

3)刻录和归档电子文件应使用高质量光盘，载体应无划痕、斑点、霉变、变形等损伤，并能在通用读取设备上正确读取，不携带病毒。

4)最后制作光盘标签，包括分类、保存期限、档案号、载体号、标题、形成时间等。

3.7备案审查

归档工作完成后，归档人应将“地质档案文件目录”及全部归档资料交项目经理(或项目经理指定的人)检查，主要检查归档的技术文件是否齐全、准确。对发现的问题，由备案人进行修改或补充。对于一时解决不了或解决不了的问题，备案人应在参考表的备案情况一栏中写明情况。最后将地质档案目录交给项目负责人浏览，档案员和项目负责人分别签字。

3.8质量检验

档案员将编制好的地质档案目录和全部归档资料移交给负责接收原始资料进行质量检查的资料管理人员。资料管理人员将根据归档规则和归档质量要求，对文件进行逐一验收，对不符合归档质量或收集不全的问题，将文件退回归档人，并说明修改补充要求，限期改正补充。备案人将在期限内对退回的技术文件和资料进行修改和补充。这项工作的档案员要认真按照资料管理人员提出的要求进行。

3.9清点和接收

资料管理人员应对修改补充后的技术文件和资料的质量进行审查，检查提出的问题是否得到解决，如仍有问题，再次归还档案员，限期修改，直至符合归档要求。数据接收方复检完全合格后，交接清单应由交接人、验收人和数据部门负责人分别签字。然后将交接清单一份交给档案员，另一份归档备查，并出具原始地质资料归档证明。至此，一个项目(课题)的备案工作已经完成。

以上工作流程简单:收集→整理→分类→填写档案目录→整理电子档案→核对→核对签字→清点交接。