秘书实务与案例分析
秘书的实际分析问题如下
邀请函发出后
某机关定于某日在单位礼堂召开总结表彰大会，并向柬埔寨发来请求，邀请有关部门领导前来参加会议，请柬上明确写有会议时间和地点。
收到邀请的几个部门领导都很积极，提前来到礼堂开会。乍一看，会场的布置不像是一个表彰会。问了大礼堂的负责人才知道，今天上午大礼堂有个报告会，某机构的总结表彰大会改了地点。几位领导同志感到困惑，大家都很生气。为什么他们换位置的时候没有再通知他们？一怒之下，他们都回家了。
事后，会议主办方领导解释说，由于秘书人员工作粗心，在发邀请函之前没有联系过礼堂负责人，认为不会有问题，于是在邀请函上写了开会地点，开会前一天下午联系，才知道礼堂已经租给其他单位了，只好临时更改开会地点。
但由于邀请的单位和人员较多，来不及一一告知，造成了上述失误。虽然领导来道歉了，但是恶劣影响难以消除。
问题:这个案例告诉秘书在准备会议时需要注意什么？
会议程序制定
中讯显示器有限公司是中国主要的电脑显示器生产基地之一，去年销售额达8亿元。
30%出口海外，产量连年保持增长，质量管理达到同行业先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年年底，公司扩建了654.38+0万平方米的厂房，新增3条具有国际先进水平的生产线，使显示器年生产能力达到654.38+0万台。产量增加了，销售必须跟进。目前中讯展示有限公司在全国有300多家代理商。为了让代理商更多地了解公司的发展，展示其即将投放市场的新产品的优势和性能，研究如何扩大产品销售，公司领导决定于8月8日-10在上海召开全国代理商大会，由公司总经理介绍公司的基本情况和发展前景。R&D经理介绍和演示新产品的性能、核心技术和测试结果；生产部主任介绍企业目前的生产能力和生产情况；销售总监介绍公司产品的销售情况；分管公司的副总经理就下一步的销售战略、销售政策和销售竞赛评比的开展情况做了专题发言。同时从东北、华北、华南三个地区选出三名销售代表介绍经验，最终表彰出50名优秀代理商。会议期间，还将组织代表们参观企业，并在一个晚上举行联欢晚会，安排代表们参观上海的几个景点。
为了保证会议的成功，公司还决定将会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时，各部门65，438+00人组成会议筹备办公室，由张副经理负责。具体工作包括准备会议所需文件资料、发送会议通知、接待、安排住宿、布置会场、联系上海国际会议中心和旅游景点、预订返程大巴、船和机票、邀请新闻媒体、组织联欢晚会、购买礼品等。总经理还强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽可能让代表们吃好、住好、玩得开心。
根据公司领导的意见，张副经理立即抽调各部门65，438+00同志成立会议筹备办公室，并召开会议工作会议，对会议筹备工作进行部署和分工。
思考问题:
1.拟定中讯展示有限公司代理商会议的会议计划。
2.会议筹备办公室应根据会议的规模、级别和主题，具体划分哪些小组开展筹备工作。
3.以筹备处的名义，提交本次会议的预算方案给总经理审批。
4.请根据会议内容(包括日期、时间、内容安排、地点、参加人员、负责人、备注等)制定会议日程。).
请根据会议内容写一份会议通知。
6.制作会议签到表。
场馆布局
晶晶饲料工业公司是一家老国有企业，年产“龙”牌全价饲料200万吨，技术装备先进，技术力量雄厚，饲料产品齐全。特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙”牌全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗生素和营养物质，营养丰富、节料、速生、防病。产品在公司下属的大庄养猪场进行了试验饲养，外贸出口猪的优质率在全国名列前茅，产品也被认定为国家优质产品。
再过一个月，就是企业成立50周年了。为此，公司决定举办一系列纪念活动。
一方面回顾和总结企业50年来的历程，继承和发扬当年的优良传统和拼搏精神，另一方面研究和确定下一步的企业发展战略，寻求新的发展机遇。
在系列纪念活动中，安排了四场会议:
（
1)庆功会。市领导、行业协会领导、记者、相关专家、客户代表、退休职工、企业职工代表等约300人应邀出席。根据会议计划，主席台将由3位市领导、2位行业领导、2位专家、1位客户代表、1位退休员工和* * * 11位总经理和副总经理就座。（
2)报告会。聘请两位专家就饲料行业发展、新技术、国外发展状况等进行讲座。会议定额为100人。
（
3)企业发展战略研讨会。邀请20位来自科研院所、高等院校、行业组织的专家学者、金融专业人士和15中层以上领导干部共同探讨企业下一步发展战略，邀请专家为企业把脉，为企业开药方。
（
4)劳模论坛。拟邀请企业各级劳动模范11人，企业党政领导、工会4人。董事长召开座谈会，回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。
本着节俭的原则，根据公司的安排，四次会议的会场布置由公司秘书小武负责。
思考问题:
1，培训分小组，每个小组确定一个负责人。
2.每组选择四个场地中的一个进行模拟布置。根据真实场地布置的要求进行训练，并达到:
1.庆祝会的会场要温馨隆重。
2.演讲场地的布置要庄重美观。
3.研讨会会场布置要庄重舒适。
4.论坛的布置要轻松温和。
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