2018秘书考试经典案例分析(4)
2018秘书考试经典案例分析(4)
案例一:林书记的问题是什么？
林林是公司的前台秘书。她非常漂亮。当站在前台接待客人时，她看起来就像公司一道亮丽的风景线。任何第一次见到林书记的人都会被她的善良和热情所吸引。但让参谋长奇怪的是，年底的时候，林秘书是前台秘书中被投诉最多的秘书，在同事中的评价也不高。这到底是怎么回事？经过调查，人事科长发现林书记在工作中确实存在很多问题。她在前台值班时，只对自己先接待的客人给予热情周到的服务，不管同事先接待的客人。同事太忙没时间接电话，她也不主动帮忙。时间长了，她的同事对她有了很多看法。林秘书不值班时，从不在走廊或其他地方招呼客人。当客人有事情要问她时，她也会让他们去问前台的值班秘书。有一次，林书记刚下班，急着回休息室换衣服回家。在走廊里，她遇到了一位客人，一位年长的女士。她想干完活再回去，但刚走了一会儿，就分不清东西了。看到林书记来了，我很高兴，就对她说:“姑娘，请给我带路。我老了，记忆力不好。我刚想起来出去的路，一会儿就转过来了。”林书记说，“对不起，我下班了。我有紧急的事情要做。请去前台。他们会帮助你的。”之后就自己走了。后来老太太在公司走了很久才出门。回家后，她把这件事告诉了儿子。原来她儿子是公司销售部的负责人。有一天，科长们一起开会，他把这件事告诉了人事科的科长。后来人事处负责人把林书记叫过来批评了她，让她反思自己的问题。
投机问题
1.秘书在前台值班时应该如何配合？
请分析一下林书记的问题是什么，如何改正？
作为一名职业秘书，我们应该认识到，接待客人不仅仅是值班秘书的事情。客人是公司的客人，但有些秘书只要不是接待的客人，对公司的客人视而不见。这其实是秘书自身修养不够，公司管理不严的表现。秘书遇到不是自己接待的客人，不一定要停下来打招呼，但微笑、点头、打招呼等礼仪是应该有的，体现了秘书良好的职业素养。再者，秘书应该意识到同事之间良好的合作关系是提高工作效率的重要保证，在工作和生活中应该互相帮助，互相理解。
案例二我不知道该说什么。
小王的公司最近要参加市里的招标，总经理很重视。他连续几天召集有关部门开会，讨论和研究这次投标。经过严格的论证，最终确定了招标书的内容。总经理让秘书小王打印出来交给他，准备派人去市招标办送标书。接受任务后，小王立即开始投入其中。刚打了一小段电话，电话就响了。原来是维修部的小张打来电话，告诉她会议室的投影仪修好了，让她检查一下。王秘书说，“好。我马上去。”小王放下电话后，想着几分钟后就回来了，于是电脑没关，标书草稿也没放好，就去了会议室。小张正在会议室等她。他们一起演示了投影仪，没发现什么问题。一切正常。之后，小王谢跟着小张回到了办公室。推门进去后，小王发现不一会儿，她的办公室里就坐着两个人，都是她的好朋友，一个是策划部的萧肃，一个是后勤部的唐笑。其中一个人在看电脑，另一个人在看标书草稿。当她进来时，她说:“你去哪儿了？我已经等你很久了。”王秘书急忙回到座位上，一把抓住手里的标书说:“别看了，别看了。”萧肃说，“真小气。看看我们害怕什么。如果我们公司能竞标成功，难道不是一件好事吗？”嘿，小王，你觉得我们公司中标的可能性有多大？”王秘书说，“住手，你们两个记住千万不要出去瞎说。这是我们公司的商业秘密。”唐笑说，“得了吧，你还瞒着我们吗？再说了，你还把秘密的东西摆在桌子上给别人看？”小王顿时傻了眼，不知道说什么好。
投机问题
1.王秘书犯了什么错误？
2.秘书应该如何保守秘密？
3.从这个案例中，我们认为组织应该注意什么？
分析和评论
一个组织有许多不同秘密级别的文件和信息，如秘密、机密和绝密。这些文件和信息一旦泄露，将给组织造成不可估量的损失。秘书由于工作性质的原因，经常会接触到这些文件和资料，所以必须自觉树立保密观念，严格保守秘密。本案中，王秘书保密意识不强，随意将标书初稿和录入的属于公司机密的电子文本放在他人容易看到的地方。如果你看到的人不能保守秘密，一旦泄露出去，被竞争对手知道，后果会很严重。因此，秘书在打印这些秘密文件时，如果有其他事情需要立即处理，就必须将文件收好，并关闭已经输入电脑的电子文档。如果他想离开办公室，他也应该关掉电脑。秘书的电脑也要设置一个只有他自己知道的密码。同时，电脑不要被外人使用，以保证电脑中的秘密文件和信息不被他人看到。
案例三林书记被谁“开除”
被调到公司的人力资源部，经理谢在那里当秘书。如今的林书记能得到风和光，她对公司的人事变动了如指掌。她很早就知道了，所以其他部门的经理、总监，普通员工，见到她都想交朋友，以便得到一些内幕消息，所以我今天请她吃饭，明天送她一个小礼物。当初林书记也知道要遵守职业纪律，坚决推脱。但是，时间长了，听了更多的奉承话，我就飘飘然了。我早就忘记了自己的专业学科。我不仅吃了酒席，还照单全收了礼物。当然，天下没有免费的午餐，她也把自己知道的告诉对方。当然，只是别忘了告诉对方她知道了，不要泄露出去。时间长了，人们就叫她人力资源部的“林二经理”。世界上没有不透风的墙，终于有一天出事了。原来，公司开发部经理李因工作表现突出，将被派出国学习一年。回来就升副总经理，开发经理的位置就空出来了。最初，R&D部门的副经理谢辉是最有希望的经理。他的个人能力很强。但是人力资源部做了一个民意调查，调查结果是谢辉太强势，和下属关系不是很融洽。R&D部门最需要的是团队合作，所以经理应该是一个有很强凝聚力的人。所以我最终拒绝了他，决定从其他部门调个人来做经理。谢辉从林书记那里听说这件事后，非常不满，跑到总经理那里大吵大闹。总经理非常生气，要求人力资源部经理彻查是谁泄露了消息，最后找到了秘书林。可想而知，林书记最后还是被公司“开除”了。人力资源部经理也因对下属管理不严而受到严厉批评。
投机问题
1.林书记为什么被公司开除？
2.为什么人事问题永远是一个组织的秘密？
3.秘书怎样才能避免像林书记一样犯错误？
分析和评论
秘书，顾名思义，必须严守秘密。在公司所有的秘密中，人事问题永远是秘密中的秘密。人事变动结果一旦在正式公布前泄露出去，会对领导的工作造成很大的被动，挫伤一些相关人员的积极性，破坏组织工作的正常秩序。从这个角度来说，林书记利用自己的工作之便，违反职业纪律，不断泄露公司的人事信息，给公司的工作造成了极大的被动，最终被开除，是一个错误。