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网络改变了商业世界的许多方面,商业信函就是其中之一。曾经,传统和正式的商业信函很常见,但现在,快速的商业电子邮件已经成为主流。网络的便利性和随意性往往让我们觉得商务邮件写得不好没什么大不了的。然而,事实恰恰相反。因为写一封邮件太容易了,所以人们在收到这么多邮件后,只会处理那些写得好的邮件——你的商务邮件必须在邮件堆中脱颖而出。以下几点可以帮助你写出任何目的的简洁醒目的商务邮件。
风格
人眼对电脑屏幕的反应不同于对一张纸的反应,所以如何格式化你的电子邮件至关重要。使用简短、简洁的句子,立即抓住要点;记住,你在这里的目标是分发重要的信息,所以要在最前面给读者。总是包括一句问候和一个签名,并尽可能多地使用分行符和段落符;这使得电子邮件更容易阅读。忍住写本书的冲动。商务邮件最好简短;相当于一页左右就足够了。
风格
人的眼睛对电脑屏幕和纸张的反应是不同的,因此如何格式化电子邮件非常重要。使用简短扼要的句子,直奔主题;记住,写邮件的目的是传达重要信息,所以先让读者看到要点。在任何情况下,包括问候和签名,并尽可能多的折叠行和段落-这将使电子邮件更具可读性。还有,抵制长篇大论的冲动:商务邮件要简短;相当于一页左右的量就够了。
色调
不管是好是坏,互联网滋生了一种令人讨厌的不拘礼节的习惯。你的电子邮件稍微不正式一点没关系(人们最近希望如此),但不要写得好像你在和你的母亲或最好的朋友说话。你需要在传统的正式和电子邮件的非正式之间找到平衡。想想你的收件人,以及他们最有可能如何写电子邮件。他们会用什么样的词?俚语或行话会冒犯你的读者吗?用这些考虑来创建一封简洁的、定制的电子邮件。
色调
不管是好是坏,互联网滋生了“非正式”交流的坏习惯。邮件稍微不正式一点没关系(最近人们已经开始接受了),但是不要写得好像是在和妈妈或者闺蜜说话。你需要在传统意义上的正式和非正式邮件之间找到平衡。考虑收件人的风格,以及他们最有可能如何写邮件。他们会用什么词?俚语或行话会冒犯看邮件的人吗?考虑到这些因素,我们可以写一封有针对性的简洁的邮件。
语法
非正式,无论其根源是什么,都不能成为语法错误的借口,这些错误会破坏你的电子邮件。语法错误表明你没有在你的商务邮件上花太多时间,你可能不太关心你的信息。仔细检查你的电子邮件,确保你拼写正确,并且改正了所有的语法和标点错误。删除所有多余的内容,去掉所有陈词滥调。收件人,尤其是专业商务人士,会感谢你对细节的关注,如果你的邮件没有错误,他们会更好地回复你的信息。
语法
无论“非正式”如何发展,都不意味着允许语法错误——这些错误会毁了你的邮件。语法错误表明你没有在商务邮件中付出太多努力,你可能不太在乎你传达的信息。仔细阅读电子邮件,确保拼写正确,并纠正所有语法和标点符号错误。删除所有多余的信息和陈词滥调。收件人——尤其是职业商人——会欣赏你对细节的关注,如果你的邮件没有错误,他们会以更好的态度回复你的邮件。
反应
由于电子邮件是一种即时的媒介,而且是一种非常容易获得的媒介,因此要求回复比纸质信件要容易得多,而且你得到回复的可能性也大得多!在签名前,要清楚你想让收件人做什么。需要电话回复或附上某些信息,请直说!如果你的收件人不知道你想从他们那里得到什么,他们将很难做出回应。但是记住:请求行动时要有礼貌。比过于超前或过于出风头的结局更糟糕。
回答
电子邮件是一种即时媒体,所以它是一种非常受欢迎的媒体。通过电子邮件要求回复比通过纸质邮件更方便,而且你更有可能收到回复!在签字之前,一定要知道你期望收件人做什么。需要回电还是附上具体信息?说出来!如果收件人不知道你想要什么,他们会很难回答你。但是记住:当你要求回答的时候要有礼貌。几乎没有什么比在邮件结尾催促或要求更糟糕的了。