如何处理重叠的任务？

[案例]

某日，区委书记安排下午2点3分召开城建重点项目协调会，并下发了通知。早上气象台报了台风，通知局长参加全省防抗台风会议。13时，秘书参加防台风会议回来，向办公室主任口述防台风紧急通知。20分钟后，听写结束，办公室主任等着整理。上级打来电话，通知市委书记下午2点下班，去检查区里的防台风工作。同时要求办公室主任2点前去市政府见秘书。请问，如果你是办公室主任，怎么处理这件事。

[分析]

本案中发生了三件紧急事件:

(1)现场检查与协调会冲突；

(2)检查站急需布置；

(3)打招呼，整理通知不能忙。需要统筹规划。

[治疗方法]

一、迅速向书记请示汇报，了解书记的态度和意见，确保信息真实，决策正确。

二、迅速交代听写材料整理人员，准备通知。

第三，亲自去市政府见领导。

[发展]

秘书意见:协调会时间、地点不变，协调会内容和现场检查工作整合。

[分析]

这个意见是解决危机的好方法。首先，协调会的时间、地点不变以体现通知的严肃性，内容合并以体现办事的高度灵活性。

[治疗方法]

一是根据秘书的要求，在家的秘书会迅速通知相关人员，增加防台内容；

二、兵分两路，约定第一个会合点，带雨具。

[发展]

三点现场检查完成后，市领导临时决定去区政府听取全区防台情况汇报。

[分析]

检查中的临时问题，要求办公室具备一定的应急能力。首先，要布置好会议室，做好会议接待工作；二是要通知相关区领导参加通报会；第三，为领导准备必要的汇报材料。

[措施]意见

一是请求秘书，根据秘书的意见，迅速通知家里的秘书，安排会议，通知在场的领导；

第二，迅速把紧急通知和领导的笔记本提前交到会议室，以便领导汇报。

[摘要]