实用写作中的私人信件和官方信件
信函是日常生活中常见的文体，是协商事务、传递信息、交流思想、联络感情、增进理解的重要工具。信函一般可分为两类:商务信函或公函和私人信函。值得注意的是，英文字母和中文字母有一些明显的区别，要特别区分。
英文信函通常包括以下组成部分:信尾、信中地址、标题、正文、结论、签名、附件、重开等。下面我们将一一介绍。
1.标题
信头就是信头，一般包括地址和写的日期。一些正式信件的结尾还包括发信人或单位的电话号码、电报挂号、电传、传真和邮政编码。
在一些西方国家，甚至还有单位负责人的姓名、职务和头衔。
信尾的目的是让收信人一眼就知道信是从哪里来的，什么时候寄出的，方便回信和参考。用普通信纸写信时，信尾应写在信纸的右上角。如果单词多，可以从信纸的中间或者右侧开始。如果字数少，可以更适当的向右移动，让整个终端的重心落在右上角。
信尾的写法主要有两种:平行和斜向。从目前的情况来看，前者更常用。
使用排字时，每行的开头要靠左对齐；采用对角线形式时，每行的开头向右移动两到三个字母。
例如
(1)并行类型
复兴街16号
海淀区
北京
邮政编码:100035
中华人民共和国
电话:63211234
2004年8月20日
(2)缩进格式
复兴街16号
海淀区
北京
邮政编码:100035
中华人民共和国
电话:63211234
2004年8月20日
写信时，先写寄信人的地址，地名按从小到大的顺序排列，再加上其他物品和寄信日期。具体顺序是:第一行写门牌号和街道名称；第二行写区、市(县)、省(州、州)的名称，以及寄往国外的信中的国名；在国家名称前面加上邮政编码，然后写上电话号码，最后一行写上邮寄日期。如果写信人的地址是机构的名称，它将是第一行。如果作者所在单位没有门牌号和街道名称，可以在第一行写上班级或专业组的名称；在第二行，写上部门、科室、房间的名称；在第三行写上学校的名字；第四行写市(县)、省(州)名称；然后写上邮政编码、国家名称、电话号码、邮寄日期等。
如果使用标点符号，在每行的末尾加一个逗号，在最后一行的末尾加一个句号。然而，在当前的信件中，大多数行的末尾不使用标点，但在每行内该使用标点的地方仍应使用标点。
特别是门牌号和街道名之间要加逗号。月份和日期之间不允许使用逗号。在西方国家，城市名称后常写字母或数字(如纽约，103)，表示城市的邮政编码。
关于邮寄日期的书写，要注意以下几点:
(1)年份应完整书写，不得缩写。
②月份用英文名，不要用数字。
(3)月份的名称通常是缩写的。但是五月，六月，七月，因为短，所以不能缩写。
④写日期时，可以用基数词1，2，3，4，5，...28，29，30，31，也可以用序数lst，2，3，4，5，...……第28、29、30、365433。但是使用基数简单明了。
日期可以用以下方式书写:
①2004年10月20日
②10五月。, 2004
③2004年6月3日
④2004年9月16日
其中，①最为常见。
2.内部地址(感应地址)
信中收信人的姓名和地址应写在信纸的左上角，从信纸左侧顶格开始，比写信人的地址和寄信日期低一两行，也分平行栏和斜栏，但应与信尾的书写格式一致。顺序是先写收件人的姓名、头衔、公司名称，占一两行，再写地址，可以占两到四行，比如:
(1)平行
乔安娜·克里女士
北京大学
海淀区，100871
北京
瓷器；（China）中国
(2)对角线型
乔安娜·克里女士
北京大学
海淀区，100871
北京
瓷器；（China）中国
3.招呼
收信人的地址要写在自己的一行，比信中的地址低一两行，从信纸左侧的顶格开始。每个单词的第一个字母应该大写。至于结尾的符号，英国人用逗号，美国人和加拿大人用冒号。称呼语取决于写信人和收信人之间的关系。
给外国人写英文信时，在称呼用语上应注意以下几点:
没有头衔的人通常被称为先生..先生用在姓或姓和名之前，但不只是用在名字之前。比如右的称谓应该是:先生或怀特先生，而不是:菲尔先生。如果你称呼多个男人，在名字前用Mr. messrs的复数形式。这种称呼常用于有名字的公司和企业，如布莱克兄弟公司。
②一般来说，女性被称为夫人、夫人或小姐，夫人用在已婚女性丈夫的姓之前，或用在姓和名之前，但一般不用在名之前。Madam这个词可以单独使用，也可以加在丈夫的名字前面。没有复数形式。如果你称呼一个以上的女性，在名字前用复数形式mmes .，而以女性名字命名的公司和企业可以被称为mesdames。Miss多用于未婚女性，此字可缩写为Ms，用在姓前或姓与名前，一般不用在名前。
收信人的称呼也可以是头衔或职位，不分性别。比如教授(缩写为professor。)、博士(缩写为Dr .)和将军(缩写为Gen .)。这些称谓都是放在姓或者姓和名的前面，比如教授。(菲尔)白色等等。
(4)外国公函中收信人的称呼可以是绅士(而不是绅士)、亲爱的先生(们)和我亲爱的先生(们)。绅士前不能加亲爱的，绅士后不能带名字。使用sirs时，前面常使用“亲爱的”一词，但sir也可以单独使用。如果收信人是女性，madam或它的复数形式可以单独使用，不管她是已婚还是未婚。
⑤称呼外国高级官员，如国家元首、政府首脑、部长、大使、使节、特使，可以是(亲爱的)先生，(亲爱的)主席先生，(亲爱的)总理先生，(亲爱的)大使先生，阁下(复数)。
⑥对于君主国家的国王、皇帝等男性君主，可以称之为先生，对于女王、皇后、皇后等女性君主，可以称之为夫人。有时也叫陛下。礼貌和尊重陛下既可以指男人也可以指女人，它的复数就是陛下。
⑦对于皇族成员，如王子、亲王、公主、王妃，一般可以用(亲爱的)先生或(亲爱的)夫人，但在正式的敬语中，通常用贵贱(复数为殿下)。
收件人的地址
先生(男士)
夫人(已婚)夫人
小姐(未婚)小姐
夫人和小姐统称为女士。
这对夫妇是夫妇
两个或更多的男人先生
两个或两个以上妇女(已婚)
两个或更多的女士(未婚)小姐
常见的标题(中文和英文)如下:
教授教授
博士(博士)
医学博士
总统或首席总统
主席或主席主席主席
副主席或副主席
副总裁或副总裁副总裁
首相首相
总理
州长还是州长
市长市长
参议员参议员
大使大使
秘书长秘书长
一等秘书
二等秘书
院长院长
副总裁副主任
系主任，系主任，系主任，系主任
首席图书馆员、馆长
尊敬的阁下
父亲父亲
4.信的正文
信体中每段的第一行应该向右缩进四到五个字母。写商务信函时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清晰。写亲笔信的时候，如果信写完后有什么遗漏，可以用P.S .来补充。
5.结束语(全面结束)
结论是写信人对收信人的一种礼貌。它只占一行，比正文低一两行，从信纸的中间或右边开始。第一个单词应该以大写字母开头，以逗号结尾。结论取决于写信人和收信人之间的关系。例如，给一个组织、团体或一个不认识的人的信通常使用:
你的(非常)真诚，你的(非常)忠实，你的(非常)真诚，等等。
给上级和长辈的信一般都有:
你的(非常)恭敬地，你的(非常)顺从地，你的感激地，你的欣赏地，你的顺从的仆人，等等。
给同志或同事的信一般都有:
兄弟般的你，同志般的你，等等。
给熟人或朋友的信可以用:
你的，你的每一个人的，你的深情的，一如既往的，你的真诚的，你的忠诚的，(最)爱你的，你的激动的，你的亲密的，等等。
给亲戚或密友的信一般用以下方式写:
你的，永远是你的，永远是你的，永远是你的，你深情地，深情地，你的，(非常)爱，爱着，你亲爱的儿子，你最深情的，你忠实的朋友，全心全意地，等等。，意思是你的，永远的你的，你亲爱的，你心爱的儿子(孩子，姐妹，侄子，侄女，奶奶)，你最好的朋友等。
给亲密朋友的信有时可以用:
你的匆匆，你的匆匆，你的匆匆，以此类推。
给一个亲密的朋友写信道歉时，你可以用:
有争议的是你的，遗憾的是你的，遗憾的是你的，深深懊悔的是你的，等等。
在一些欧洲国家，yours经常放在诸如真诚的前面。在美国和加拿大这样的国家，经常用yourss，your放在seriously后面。yours这个词有时可以省略。
6.签名
信末的签名一般比结论低一两行，从信纸中间靠右开始。如果写信人是女性，不认识收信人，一般会在签名前用括号把小姐、夫人或女士括起来，这样对方回信时就知道如何称呼了。有的还签上自己的名字，写上自己的职称、职务或头衔。
7.附件(附件)
如果信中有附件，请注明附件。或者enc。在左下角。如果附件不止一个，应该写2(或者3、4、5等。)附件。，例如:
附件:简历
附件:等级证书
8.重启(postscript，缩写为p.s .)
如果用重开部分来补充文中的省略，一般应尽量少用，在正式信函中也应避免。
二、注意事项
首先，写信人应该设身处地为对方着想，尊重对方的风俗习惯。
其次，英文信函应该流畅、简洁，避免冗长。也就是说，写作者要用尽可能少的文字来表达他必须传达的信息，写作者要把他需要传达的信息表达清楚，避免误解。通信也需要以礼待人。因此，在写信的过程中，我们应该避免伤害对方的感情，在措辞上选择更加礼貌和委婉的词语。
最后，除了避免语法、拼写和标点符号的错误，信中引用的史料和数据也要准确。
第三，常见句型
常用的首字母缩写是:
谢谢你12月22日的来信。
非常感谢你9月5日1997的来信。
非常感谢你6月5日1997的来信。
你11月22日的来信今早收到。
你今天早上收到的信给了我很大的安慰。
作为对你7月4日来信的回复，我想说…
非常感谢你8月2日的来信和你在平安夜送给我的礼物。
收到你5月5日的来信真是太高兴了！
看到你漂亮的书法总是令人激动。
首先，我必须感谢您对我的友好帮助和高度关注。
我非常高兴地从你周日的来信中得知…
我非常高兴地通知您，我对贵国的访问已经获得批准。
我想申请你们提供的教学职位。
听到你的好消息，我太激动和高兴了。
非常感谢你的热烈祝贺。…
常见的结束语是:
1)等待您的好消息，
2)期待您的早日回复，
3)希望尽快收到你的来信，
我们等待你的好消息。
我希望很快收到你的来信。
6)我们期待你方尽早回复。
我期待着我们在洛杉矶的下一次会面。
如能早日回复，我们将不胜感激。
如需任何其他详细资料，我们很乐意寄给你。
10)你给我的帮助我真心珍惜。
11)希望你一切都好。
12)如果您需要更多信息，请告诉我们。
13)希望你永远玩得开心。
祝你在新的一年里事业有成。
请代我向你的家人问好。
向你的家人问好。
17)万事如意。
带着爱和美好的祝愿。
四。分类示例
1)私人介绍信。
示例1
你的一个同学兼朋友李芳将去纽约的一所大学学习几个月。请给一位在纽约的美国朋友写封信，并把李芳介绍给他/她。大约100字，不需要写地址。
亲爱的马克夫人:
我将把这封介绍信交给我的同学方立小姐，当她来纽约时，我将向你和马克先生介绍她。李老师是我的好朋友。她被一所大学邀请去那里学习几个月。她是一个善良的年轻姑娘。我相信你们会喜欢见面和互相了解，并成为朋友。我希望你能友好地邀请她在你家住几天。
诚挚的问候
非常深情地，
×××
我希望...是强调句，意思是我希望。
待在你家说待在你家。
示例2
你的朋友玛丽·布朗下个月要去华盛顿特区。给在那里的托尼写一封信，并把玛丽介绍给他。你应该写大约100字，不需要写地址。
亲爱的托尼:
这封信将介绍我最好的朋友玛丽·布朗，你经常听我提起她。她下个月将在华盛顿特区演讲。我非常想让她在那里见你。
这似乎是你们见面的绝佳机会。我认为你们俩会有很多共同点。据我所知，你们俩都对现代文学感兴趣。一旦你见到她，你会真正喜欢她的陪伴。对她的任何善意，我都会感激不尽。
你亲爱的，
×××
*这是介绍朋友的介绍信。托尼和玛丽都是作家的朋友。在他看来，他们有相同的兴趣和爱好，所以我希望他们能互相了解。信中写道，“你们俩都对现代文学感兴趣。一旦你见到她，你会非常喜欢和她在一起”。