2018秘书考试经典案例分析(6)
2018秘书考试经典案例分析(6)
案例1
装扮你的未来
最近，法源机械制造公司来了一位名叫李兰的秘书。她工作没有问题，也很勤快，但在形象上，就是给人感觉不太正派。一天，李兰气喘吁吁地从外面回到公司；大汗淋漓。她忘了擦汗，开始像个假小子一样给顾客打电话。同事见她头发碰到眼角，说:“小李，你出这么多汗。去补补妆。”“没什么。”小李没有在意，继续努力。不久后，李兰向公司的同事展示了一张新面孔。她脸上的粉那么厚，整个舞台上的媒人几乎把同事都吓了一跳。也许是性格的原因，李兰并不太在意自己的外在形象，或者即使在意，也处理的不恰当，这可能是她的一大缺点。
投机问题
1.李兰有哪些不合适的地方？
2.秘书良好的职业形象主要体现在哪些方面？
3.秘书“包装”时如何处理追求时尚前卫和职业装的关系？
分析和评论
作为一名秘书，给你的老板或同事留下一个令人愉快的印象并促进他们的工作也是非常重要的。在这方面，如何为自己的着装做出合适的选择是很有讲究的。作为一名秘书，你必须养成随时随地保持良好职业形象的习惯，因为你接电话时的说话方式或与客人交谈时的坐姿都代表着公司的形象。所以可以说，秘书在着装上的个人爱好和习惯，早已超越了自己的审美趣味，这是公司整体形象的客观要求。其实秘书是应该化多一点妆还是化少一点妆并没有什么标准，只要和自己的肤色脸型相匹配，和办公室的工作环境相协调就行。在讲究“包装”的今天，如果一个秘书盲目跟风，把所有流行、前卫的东西都带到办公室，可能会给她的工作带来一些意想不到的麻烦。年轻花季追求时尚前卫，不是因为不漂亮，而是这些标新立异的东西与工作环境不协调。因为公司领导一般都比普通员工年龄大，尤其是秘书，而且大部分都是男性。他们的审美趣味不仅没有秘书那么前卫时尚，还有些保守甚至落后。在他们眼里，如果秘书的妆容不落俗套，可能会被视为低俗和轻浮的象征。另外，化妆要和周围的环境相协调，在公司不要太惹眼，要基本随大流，同时要和自己的年龄、身份相协调。平时女同事可以互相沟通，互相提醒。
案例二:说话得体
一天上班，老板去找企划部主任，突然问了一个莫名其妙的问题:“高，我问你，‘姑娘’是什么意思？”高辉忍不住笑了:“你也想找个漂亮姑娘？”“不，我不知道女孩是什么。我找它干嘛？”老板说:“我在家总听我孩子说女孩子。我问他什么意思，他只是冲我傻笑，也不告诉我。今天在我办公室听到我的秘书说了‘女生’两个字，所以很好奇想问问你。”“嗯，靓女是指网上那些漂亮的女孩子。因为大家在网上聊天的时候，把这些女生叫成‘姐姐’可能太俗了；称之为美少女，可能会让人觉得太轻浮，于是‘美少女’这个名字就流行起来了。以前是网上的，现在日常生活中也有人这么叫。‘梅梅’有很多种写法，有的写成‘梅梅’，有的写成‘梅梅’，有的写成‘MM’，一般写成‘梅梅’。”“哦，原来如此！”老板点点头，回到办公室。上班路上，高慧去找老板的秘书小张提醒:“在工作中，最好不要用‘女孩子’之类的时髦词汇。”“老板今天对我有意见吗？”小张解释道:“今天早上我在办公室帮他整理材料。有个同学给我手机打电话，我不小心说溜了。”“他没有问题，只是好奇。”高慧说，“以后稍微注意一点，在领导面前少说一些普通人听不懂的时髦话或者句子就行了。”“看来我得注意一下了。不记得哪本书上说像他们这种年纪有地位的男人思想最保守，审美情趣最落后。如果你以后不注意你说的话，他们不会喜欢的。说不定哪天我的饭碗就被他们砸了也不知道怎么回事了。”“你去哪里了？!"高慧笑着说，“你认为他们这么顽固吗？然而，反过来想想。如果有人整天跟你讲唐诗宋词，你会不习惯吗？”“确实如此。我从来不喜欢这些发霉的东西。”“另外，昨天下午听你电话的时候，我说的是‘下午15点’，也不太好，很容易听成‘下午5点’。所以最好直接说‘下午三点’。”“那是上海分公司的黄小姐。她讲一半汉语，一半英语，一半母语，一半外语；我只是反复确认她在电话里说的时间。”“正因为对方是这么说的，所以在重复确认的时候要纠正，尽量避免误解。”
投机问题
1.为什么高慧去找老板的秘书并提醒他:“最好不要在工作中使用像‘女孩’这样的时髦词汇”？
2.秘书在工作中应该如何看待网络语言等当代文明的成果？
3.作为一名职业秘书，如何养成在职场中使用规范语言的习惯？
分析和评论
秘书的职业特点要求他会说话，但作为一个普通人，他并不能总是说得恰到好处。最保险的办法就是摸清老板平时的脾气和习惯，说话的时候多管管自己的舌头。事实上，像“漂亮女孩”这样的词，并不像有些人说的那样，是黄头发、绿头发之类的舶来精神垃圾。相反，这样的词，像互联网、MP3播放器、数码相机，都是当代文明的成果，我们没有理由去否定它们，也不能因为有人否定它们而消亡。作为现代都市时尚的先锋和公司白领的秘书，他们不可能远离“靓女”这样的字眼，成为听话的“三好学生”。但是，就像西装革履不适合打网球一样，作为一名职业秘书，在职场中，要尽量避免使用大多数人听不懂或者不习惯的语言，养成使用规范语言的习惯。
案例三:说话艺术
例1:一位外商到某地一家公司洽谈投资合作，公司非常重视，早早就做好了各种安排。公司经理专门留出时间在接待室等候，准备好岩茶水果，提前派秘书在公司门口等候。商户们冲过公司大门后，等候在大堂的公司经理秘书立即上前与商户们握手。也许他知道事情的重要性，但他有些紧张，甚至对商家说:“我们经理在那边(指接待室)，他让你过来。”商人们一听，立刻非常生气:他让我去？我不是他的下属。为什么要叫我？你现在就是这样对待合作者的吗？之后会好吗？合作应该是平等的。于是这位商人回答道:“如果你们公司有合作的诚意，请你们经理去我的酒店谈。”说完就离开了。
例2:一句不当的话，让其他部门不高兴。“喂，财务室吗？这是总经理办公室。今年的工资统计出来了吗？”这是一个公司总经理办公室的秘书在和公司的会计办公室谈话。财务室回复:统计出来了。秘书补充道:“我正在给领导写年终总结。我急于得到这张表格。请发送。”会计室的人一听，有点不高兴，说:“我们也忙，你自己抄吧。”“砰”的一声，电话断了。
例3:一句无心的话加深了领导之间的隔阂。一个公司的两个领导A和B的关系有点紧张，因为工作上的不同意见，以及一些涉及到自己领导前途的斗争。但这种矛盾还是隐藏着的，两位领导人的关系表面上还过得去。但没过多久，恰好上级来了一个工作检查组。在护送的问题上，A领导认为两个领导一个就行了，没必要两个都去。因此，我请秘书转达我的意见。没想到，当秘书把领导A的意思传达给领导B时，他说:“领导A说你去了他就不去了。”B一听，心想:我去他也不去。那是什么意思？虽然很不情愿的去了，但是心理越来越差。后来在一次会议上，这种隐藏已久的不快终于爆发了，不欢而散，两位领导的矛盾一下子成了公司尽人皆知的秘密。事情越闹越大，直到上级领导出面才解决。
投机问题
1.如果秘书说“请”而不是“打电话”呢？
如果秘书改变语气，要求对方支持和协助，会怎样？
3.秘书的说话技巧有哪些？
分析和评论
说话是一门艺术，俗话说“会说话的人搞笑，不会说话的人跳脚。”秘书人员在领导中心工作，有责任沟通上、下、左的关系。如果他们不重视艺术，有时会带来不好的或严重的后果。因此，在沟通过程中，秘书必须掌握说话的艺术。秘书说的话很重要，所以秘书必须学会如何说话。