法律文秘专业毕业论文
中国档案管理的规范化和现代化一直是档案管理追求的目标上世纪末以来计算机信息技术的飞速发展是中国档案管理规范化的契机。目前，中国的档案管理与中国现代化的发展不相适应。本文在分析现状的基础上，提出了我国档案管理规范化的有效措施和手段，希望能为我国档案管理规范化提供一些帮助。
关键词:档案管理；现状；对策；想
改革开放以来，我国人事档案管理发生了许多变化，人们对档案管理的认识也发生了一些根本性的变化。《档案法》的颁布实施，不仅为档案管理提供了法律保障，也对档案管理提出了新的要求。
一，人事档案管理理念的不适应性
1，缺乏对人事档案的知情权。近年来，人事档案不透明、知情权不落实导致的问题越来越多。有的在当事人人事档案中记录不实之词，甚至塞入缺乏事实依据的材料，给当事人造成伤害；有些人因为长时间看不懂而丢失了个人档案。因此，因人事档案丢失而引发的纠纷和诉讼频繁出现。
2.保留人事档案权利的限制。根据国家规定，目前我国只有机关、事业单位和国有企业有权保留人事档案。随着我国经济建设的发展，外资企业、民营企业等经济成分在经济发展中所占的比重越来越大。这些单位根据国家规定无权保存人事档案，只能将档案存放在人才交流中心，并支付一定的管理费。这种做法，由于用人单位和人才交流中心之间没有行政约束，无法有效管理人事档案。
二，人事档案管理方法的不适应性
1，“档案跟人走”的传统管理方式受到挑战。改革开放以来，特别是随着市场经济体制的逐步推进，人员流动现象日益增多，人事档案分离现象越来越普遍。虽然《干部档案工作条例》和《企业职工档案工作条例》对流动人员的人事档案作了规定，但实践中管理部门与流动人员的权益矛盾日益显现。一些单位为了防止人才流失，把档案当关卡，造成了“弃档”现象越来越严重，淡化人事档案的呼声越来越高。
2.传统的手工管理制约了人事档案的质量和效率。多年来，人事档案采用传统的十大分类体系，一份材料属于哪一类往往存在很多主观因素。近年来，虽然使用计算机进行辅助管理，但仅用于目录录入，没有带来管理方式的质的飞跃，造成人事档案管理效率低下。
第三，人事档案管理制度不适应
1，人事档案收集力度不够，材料质量差的现象普遍存在。首先，收集归档工作制度不健全，执行不严格。少数档案管理部门只是照搬中组部下发的《干部人事档案收集归档规定》，没有形成自己的实施细则，内容也不具体全面。即使建立了制度，仍然不同程度地存在执行不严的现象。备案工作被动，不及时。其次，收集和归档的材料不全面、不准确。特别是移交给人才交流代管的人事档案、员工考核材料、人事鉴定材料和反映个人能力水平的材料，不能及时归集到个人档案中。
2.缺乏有效的检查和监督机制。很多单位的人事档案长期处于无序和被忽视的状态，无法发挥应有的作用。由于没有定期检查，水档案管理有时间钻，增加了新材料的连续性，造成断裂现象；部分人事档案丢失；一些单位利用人事调动、单位合并等时机，将未整理的人事档案上交，推卸责任。
3.材料的真实性受到质疑。一些个人或单位出于某种考虑或为了规避某种风险，故意更改材料或隐瞒事实，使得人事档案中的信息虚假或不完整，可信度大打折扣。这必然会让用人单位处于被动状态，尤其是现在用人的时候，先进去了再转档案都来不及。
四、改变档案管理现状的一些对策
1，要有现代化的概念。计算机和信息技术的飞速发展已经并正在对档案管理产生划时代的影响。随着机关事业单位办公自动化进程的加快，形成了大量的音频、视频、照片等机读档案等新型电子文件，并纳入档案管理。解决一个观念问题，我们的档案现代化不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络化管理，而是借助现代信息技术，引入先进的管理理念，改革档案管理中一些不适应的做法。尽快树立现代化观念，是每个档案工作者迫切的必修课，是档案管理现代化的第一步。
2.必须有适应时代发展的内部管理。对于各级档案部门来说，采用科学的管理方法为档案管理的现代化奠定基础是非常必要的。
3.改革人事档案管理模式。市场经济的建立产生了多种形式的经济组织，有利于人才的吸收和流动，人事管理成为社会化管理。传统模式在过去的人事管理中发挥了重要作用，在今天仍然有一定的适用范围，但不应该是唯一的模式。对于那些不值得保密的企事业单位职工、教师、流动人员的档案，可以逐步实行社会化、开放式管理。
4、要有先进的设备和技术。目前，大多数档案馆(室)，特别是基层档案馆(室)不可能引进先进设备。因此，我们一方面要抓住机会争取有关部门的支持，努力改变我们的设备条件，为现代化打下基础，同时也要抓住机会培养人才，使现有的设备尽可能地与我们自己的馆藏相结合，发挥档案管理和提供的作用。这方面的首要任务是充分利用现有设备，使其充分发挥作用，总结经验，培养人才。二是在整理编目等基础工作的标准化方面多下功夫，为进一步引进设备创造条件。第三，电子文件归档要有高的起点和坚实的立足点。在规划电子文件的归档时，要从本单位的实际情况出发。储存条件、复印和装订的现代化需要新的知识和新的技术手段。现有的档案人员不能满足工作需要，应通过组织培训和业务学习，尽快掌握信息管理自动化的基本知识和技能。总之，现代化设备的购买和采用必须建立在相关人才的转移和培养的基础上，因为没有懂技术的相关人才，设备就无法充分发挥作用。另外，设备的购置和引进一定要考虑到本单位的实际情况，着眼于基础工作，只有基础工作先行，现代化设备才能真正发挥作用。
参考资料:
【1】陈慈竹。论档案管理的现代化。中国科技信息，2004，(16)。
[2]刘·。高校档案管理现代化。邵阳学院学报，2006，6)。
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信息技术对档案管理的影响
一.电子文件的定义和特征概述
所谓电子档案，是指人们在社会活动中形成的，以计算机磁盘、磁盘、光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。主要包括电子文件、电子信函、电子报告、电子图纸等。与纸质文档相比，电子文档具有以下特点:1电子文档不再是直观的纸质文档，而是可以借助现代化的办公设备进行阅读和使用。？电子文件可以通过计算机等现代办公设备直接处理和传输；？3可以享受电子文档的使用，不再受时间和距离的影响；？4电子文件的保存条件和环境要求与纸质文件不同，纸质文件对保存场所的面积要求较低，但对温度、湿度、防磁等环境条件要求较高。
二，电子文件对档案业务管理的影响
1?传统的档案工作以纸质文件为工作对象，但计算机应用后，电子文件取代了以前的书面材料。由绘图员直接写在磁盘上，在磁盘上修改。一旦形成，立即存储在办公信息数据中，供档案员和技术人员享用。这使得文件和档案之间不再有明确的界限。经过长期的实践，纸质档案的管理已经总结出一套工作流程、方法和原则，如文件的归档制度。文件的立卷归档是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点。文件形成后，由文书部门收集整理归档，移交档案部门管理，一般每年归档一次。电子文件随时生成，随时更改，存储在计算机磁盘或光盘中。所以对电脑有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档的范围不应仅仅是已经处理过并具有保存价值的文件，还应包括文件的读取软件甚至操作系统。
2?由于电子文件的信息与载体之间的可分性，档案实体的分类可能被概念分类所代替，因为实体分类的结果只能反映一种属性关系，这种单线排列是人工管理档案的需要。但是，在当今电子文件的环境下，文件的形式特征和内容特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行快速、有效、多角度的整理，不再需要像纸质文件那样进行分类整理。不同的用户可以根据不同的需求，利用办公自动化系统对电子文档进行自由组合和分类。
3?由于电子文件的保存价值取决于其本身的价值和可读性，其鉴定方法、内容和标准都会发生变化，档案价值原有的理论分析范围也会扩大。需要分析电子文档的阅读软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件的保管期限应根据其凭证价值和参考价值来确定。一方面，电子文档由于制作方便，会产生比以前更多的文档；另一方面，由于用户的需要，信息和数据在不断修改和补充，因此很难定义一个固定的保存期限。而且目前电子文件的凭证价值也没有法律保障。因此，其鉴别和管理方法尚无定论。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其存储方式、要求、检索和对外利用也不同于纸质文件。
第三，电子文件对档案学理论的影响
1?对档案本质属性的影响
原始记录是档案的本质属性。这种原始记录一方面体现在档案的内容上，另一方面体现在档案的形式上，比如当事人的手抄本，领导的亲笔签名，这些都体现了真正的独创性。档案区别于图书、情报、资料等信息的是档案的原始记录，具有法律文件的作用。在办公自动化系统中，电子文件全部在计算机上起草、修改和打印，便于修改和复制，使最能反映档案原始记录的内容和形式特征不复存在。电子文档是计算机字处理系统中的最后一个文本。草稿和印稿没有区别，原件和复印件也没有区别。甚至很难在文件和档案之间划出一条人为的界限。人们可以随时在机器上轻松复制电子文档，这样文档就是文件的前身，文件的概念由文件有条件地转化而来变得难以理解。如何确定电子文件的原始记录和凭证的作用？电子文档可以当文件用吗？是否具有法律文书的功能等。，已成为档案界的一系列新课题。这些课题是电子文件能否转化为档案的关键，也是赋予档案新内涵的客观需要。
2?对档案来源原则的影响
来源原则包括两个方面:从外部看，它尊重整个宗族，从内部看，它尊重原始秩序。目前，随着大量电子文件的产生，后者越来越受到重视。传统观点认为，基于来源原则的文件检索系统必须基于文件创建者或信息提供者及其文件的组织。只有根据其来源，从创办人的法律责任和行政管理的角度，才能正确地整理和理解档案。然而，在形成过程中，电子文件不再与现有的机关、团体和机构严格对应，人们可以根据需要随时复制、修改和重组文件信息，扰乱或破坏文件的原始顺序。因此，要确定档案的来源，不能只找一个恰当的定义，或者只要求完整地保护整个宗族和档案系列，并按照原始顺序进行整理等。，但必须正确解释档案的原始关系，了解记录组在整个生命周期中的变化，并随着客观现实的变化丰富和发展来源原则。
3?对档案学理论研究内容的影响
档案学理论研究的内容是由研究对象决定的。过去，档案学的理论研究主要集中在纸质档案上。电子文件出现后，档案工作的对象发生了变化，理论研究的对象自然也发生了变化。将重新审视原有的一些结论和模型，更新和补充原有的管理思想和原则，丰富和完善原有的档案学学科体系。所有这些研究课题都要围绕电子文档展开。如电子文件的分拣技术、信息安全保护技术、计算机病毒防范技术等。，将成为档案学理论研究的本质内容。
四、档案馆应采取的对策。
1?做好电子文件归档的技术处理，实施电子文件管理策略。新文件材料的归档工作势在必行，这就需要档案工作者深入当前的文件工作领域，指导大量电子文件的接收、处置乃至保管，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重组的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，将归档的电子文件改为“只读”文件，即只能读不能写的文件，以识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使其发挥与纸质文件相同的社会作用。
2?解决电子文件的保存问题。理论上，以化学磁性材料为载体的电子文件可以长期保存，因为它的信息读取是非接触式的，不存在磨损。电子文档介质层上记录的信息被密封在塑料保护层中，不怕外界磁场的影响，不会被空气中的灰尘、湿气、有害气体直接侵害。但是，由于电子文件形成的时间较短，缺乏实际存储的验证，电子文件中原始信息的长期保存是档案工作者需要进一步研究和探讨的重要课题。目前保存时间较长的电子文件需要定期拷贝，防止信息丢失。
3?使档案管理向立体化方向发展。过去，文件管理处于线性状态。随着人们对使用服务的重视，使用服务和其他基础工作形成了一个平面。这个平面结构只是反映了纸质档案的情况。随着电子档案的介入，档案的种类越来越多，其基础工作和利用工作也有了自己的个性。因此，在原有平面结构的基础上，增加了档案信息载体内容，形成三维空间和三维管理结构。
4?迫切需要改变档案工作者的知识结构。为了适应信息技术和档案事业的发展，我国档案工作者必须采取积极措施更新知识，引进、消化和适应信息技术的成果，使档案工作者拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案工作者知识结构的转变，多途径、多层次地培养人才，是档案工作迎接信息技术革命的最根本对策。