浅谈常见公文的写作格式和技巧
浅谈常见公文的写作格式和技巧
(一)上行语言的书写
1，请示
(2)请示是向上级请示、批准时使用的上升语。
请示坚持一文一物。
也就是说，一个请求只能得到上级的批准，以便上级及时、排他地处理；请示只能有一个主送机关，不能有多头请示。
请示的内容由三部分组成:
(1)请示的理由或背景要写在开头，要充分、简洁；
(2)请求书的主要部分应写得实用、合理、清晰、简洁；
(3)把希望和要求写在最后，可以用下面的成语，如:“如果可以，请指示”或“如果不行，请指示”或“如果没有错，请转发给XXX执行”。
2.报告是向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级询问或要求时使用的一种语言。
虽然报告和请示属于同一条，但两者有严格的区别:
(1)对上级要求不同。
“报告”不需要上级批准；“请示”需要上级批准。
(2)写作时间不同。
“报告”是在事件发生期间或之后写的；“请示”就是提前写。
(3)语言的本质不同。
“报告”是一个声明性的上行公文；“请示”是一个向上的请求文件。
(4)结尾条款不同。
“报告”末尾一般用“本报告”、“特此报告”等字样，有的干脆不用。报告完毕，全文结束；“请示”一般是“能(或不能)，请指示”，对于上级的要求是很积极的。
报告的内涵决定了其写作的一般规律，也就是人们通常所说的“三段式”。
“三阶段”不是一个静态的模型，但由于内容不同，它必须处于一个可变的状态:
(1)情境-练习-问题(观点)；
(2)情境(实践)-问题-未来看法；
(3)情况——原因(责任)——下一步；
(4)情况-原因-责任及处理意见；
(5)情境-问题-建议等。
(二)向下的语言写作
1，通知通知是党政公文下文中适应性最广、使用频率最高的语言。
本通知适用于下级机关的公文流转，上级机关和不隶属于下级机关的机关的公文流转，下级机关需要办理的事项和需要有关单位知晓或者执行的事项的传达，人员的任免。
通知的结构由标题、正文、签名和附件四部分组成。
通知的标题有三种形式:
(1)发文机关名称+事由+语言，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。
(2)原因+语言，比如关于暑假的通知。
(3)特殊情况下形成的通知标题应注明性质，并在文字前加“紧急”、“补充”、“联合”、“转发”、“批准”、“签发”等字样。
通知正文由三部分组成:开头、正文和结尾:
(1)开头用一段自然的文字，简要说明通知形成的原因和依据。
(2)主语简要描述通知的事项。
(3)段末写明通知执行要求，常用为“以上通知，请认真执行”、“特此通知”。
“本通知自发布之日起实施”等成语。
发布各种通知的目的是为了解决实际问题，这就要求主题明确明显，文字简明扼要，结构先分，让人一目了然。
2.通报是“表扬先进，批评错误，传达重要精神或情况”时使用的语言。
有四种类型的通知:
(1)用来表扬好人好事的叫“表扬通报”；
(2)用来批评错误的，叫“批评通报”；
(3)用于传达情况，称为“情况通报”；
(4)用于传达上级指示精神，称为“指导性通报”。
通报是用典型事实教育干部群众，所以通报的东西应该是具有先进代表性或负面代表性的人和事，以及能启迪人心、起到警示作用的典型事件。
只有选择这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞人心、警醒各方的作用。
简报中的讨论必须是简报中典型事实的延伸。表扬和批评的尺度，结论的比重，未来的工作意见，都是由典型事实引发的，不能牵强附会。
3.会议纪要会议纪要用于记录和传达会议情况和议定事项。
会议纪要按内容可分为三类:第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即全面梳理某一重要方面工作的会议纪要；第三类是讨论会纪要，主要用于讨论某一重大理论和实践课题的会议。它们是参考性的，而不是命令性的。
工作会议涉及许多问题。写会议记录时，一定要抓住会议讨论的主要问题，形成会议记录的中心。我们不能面面俱到。
一次工作会议，在具体的讨论中难免会产生几种不同的意见，而这些意见是不能写进会议纪要的。而是要根据会议目的分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人的一致意见。同时，也要注意吸收少数人的正确意见。
反映会议中心议题的正确意见，可以用“会上听到的”、“会上讨论的”、“会上研究的”、“会上想到的”、“会上决定的”等表述来简明扼要地概括和反映。
(3)出版语言的书写方法
1、公告、通告公告是党和国家机关在国内外推进重要或法定事项时使用的语言。
通知是用来宣布在一定范围内应当遵守或知道的事项的语言。
两者之间有三个主要区别:
第一，从公布的事项来看，公告比通知更重要；
第二，从公告的范围来看，公告大于通知。
公告分国内和国外，公告分国内或地方；
第三，从发布两份报告的机关来看，发布公告的机关级别高，是党和国家的高级机关；从中央到基层机关和国有企事业单位都可以使用该通知；
四是从发布方式上，公告以新闻的方式发布，通过广播、电视、报纸发布；通知可以通过公告的方式公开发布，也可以内部书写。
两份报告都是简短的正式文件，文字必须简洁明了。
第一，要直奔陈奇的事情，不走弯路，不走弯路；第二，能说的没说，能说的没说。
文字简洁，便于人们记忆和遵守。
(四)书信语言的书写
1.公函是一种平行的官方文件，用于非附属机构讨论其工作、提出和回答问题或请求相关主管部门批准。
信函的结构由四部分组成:标题、收信人、正文和签名:
(1)标题
信的标题有两种形式:发文机关名称+理由+语言，比如苏州大学关于XXX的回复；原因+语言，如“关于求情XXX的信”或“关于应聘XXX的信”；《关于请求批准XXX的函》。
(2)收件人:在顶框中用冒号写上收件人的全称或规范简称。
(3)正文:
开头简要说明发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下”、“现将有关问题答复如下”等成语转主文。
主要部分要简洁得体，问题和观点要写清楚。
结论。
根据不同的书信类型，选择“特此通知”、“特此回复”等成语来结束正文。
备忘录也可以使用敬语，如“从这里”。敬礼”。
签名了。
右下方写签发单位名称，加盖公章，下方写下年月日。
(五)其他常用应用文。
1.介绍信介绍信是介绍姓名、身份、被介绍人数、联系事项等的专用信函。
介绍信具有介绍和证明的作用。
介绍信通常有两种形式:
普通介绍信
写在正式文件上:
(1)在公文纸中间写“介绍信”，比正文大。
(2)联系单位或个人的名称。
(3)被介绍人的姓名、身份、人数(送的人比较多，可以写成“XX人”)。
(4)向联系单位或个人提出的联系事项和希望。
最后可以写上“请联系”、“请帮忙”、“此敬礼”等字样。
(5)本单位名称及撰写日期应加盖公章。
打印的带存根的介绍信是有规定格式的，使用时只需填写相关内容即可。
(1)填写存根备查。
(2)此部分应详细填写。
(3)派人处理重要或机密事项，并表明派出人员的政治面貌和立场。
(4)重要的介绍信要领导过目或在存根上签字，有的甚至有效期有限。
(5)本条除加盖公章外，存根和本条虚线中心也应加盖公章。
2.申请表是个人或集体向组织表达意愿，向机关、团体、单位领导提出要求时的一种信函。
申请书要把要写的问题写清楚，还要注意提炼。
申请一般是一物一本书。
(1)将应用程序的名称写在应用程序第一行的中间。
如:“入党申请书(团)”和“开业申请书”，字体略大于正文。
(2)写上受理申请的单位或有关负责同志的姓名。
(3)写出申请的具体内容:
申请书最好分段写，这样接受申请的一方就能抓住要点。
申请的理由很多，可以从几个方面、几个阶段来谈。
(4)在末尾写上尊敬的话，如“从这里敬礼”、“请领导批准”等。，你不需要写它们。
(5)最后写上申请人姓名或申请人姓名(加盖公章)和写申请书的日期。
3.工作计划工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作计划。
写工作计划要求简洁、具体、清晰，遣词造句一定要准确，不能含糊。
工作计划的格式:
(1)计划的名称。
包括计划单位或小组的名称及计划期限，如“共青团委员会2006年工作计划”。
(2)计划的具体要求。
一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施步骤和措施等。，即为什么、什么、怎样、到什么程度。
(3)最后，写上制定计划的日期。
工作计划的内容。
一般来说，它包括:
(1)形势分析(规划依据)。
在制定计划之前，要分析研究工作的现状，充分了解下一步的工作是基于什么，计划是基于什么。
(2)工作任务和要求(做什么)。
根据需要和可能，规定在一定时期内要完成的任务和要达到的工作指标。
(3)工作方法、步骤、措施(怎么做)。
确定任务后，要根据主客观条件确定工作的方法和步骤，采取必要的措施，保证任务的完成。
4、工作总结，即对一定时期内所做的工作，进行全面系统的总检查、总评价、具体的总分析、总研究；那就是看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有哪些经验。
基本信息。
(1)总结必须包括概况和对情况的叙述，有些简单，有些详细。
这一部分主要分析了主客观条件、有利条件和不利条件、工作环境和基础。
(2)成绩与不足。
这是总结的中心。
总结的目的是肯定成绩，找出不足。
有哪些成就，有多大，用什么方式，是如何取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质，是怎么来的，都要说清楚。
(3)经验教训。
一旦你做了一件事，总会有经验和教训。
为了便于今后的工作，有必要对过去工作的经验教训进行分析、研究、总结和集中，上升到理论层面去认识。
(4)未来计划。
根据今后工作的任务和要求，吸取前期的经验教训，明确努力方向，提出改进措施。
写一个需要注意的问题的总结。
(1)充分利用材料再总结。
最好是通过不同的形式听取各方面的意见，了解相关情况，或者提出总结的思路和意图，与各方面的干部群众进行讨论。
一定要避免领导给意见，在群众中找事实。
(2)必须实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，不能弄虚作假。
这是分析和吸取教训的基础。
(3)组织要明确。
总结是写给人看的。如果不清楚，人们就看不懂，即使看了也不知道为什么，所以总结的目的就达不到。
(4)应该适当地剪裁和详述。
材料是本质的，是现象的；事情有重要的，也有次要的，写作时要去芜存精。
总结中的问题要分主次，要详细，该详细的要详细，该简略的要省略。
(5)总结的具体写法可以先讨论，然后由专人写初稿，再讨论修改。
最好是校长来写，或者亲自主持讨论、起草、修改。
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